بایدها و نبایدها در برنامه‌ریزی اثربخش نگهداری و تعمیرات

مزایای برنامه ریزی و زمان‌بندی مناسب نگهداری و تعمیرات بسیار زیاد است و شامل مواردی همچون:

  • افزایش کارایی در عملکرد بهره‌برداران
  • کاهش زمان‌های خرابی
  • کاهش مصرف قطعات یدکی
  • کاهش دوباره کاری در نگهداری و تعمیرات
  • و …

می‌باشد.

چرا فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات را برنامه‌ریزی می‌کنیم؟

برخی از پاسخ‌های ممکن است به این صورت باشد:

  • به این واسطه مشتریان و واحدهای تولید/عملیات به خواسته‌های خود دست می‌یابند
  • همه افراد از این‌که چه کاری و چگونه قرار است انجام شود مطلع می‌شوند
  • برای کاهش ریسک
  • تخمین دقیق‌تر بودجه و زمان مورد نیاز


با این وجود هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها وجود دارند که مشکلات فراوانی در زمینه برنامه ریزی و زمان‌بندی موثر نگهداری و تعمیرات دارند. موارد زیر چند “باید و نباید” را بر اساس سالها مشاهدات و تجربیات ارائه می دهد که اگر در شرایط مشابه قرار داشته باشید به شما کمک می کند تا شرایط را تغییر دهید.

آیا شما شخصی تحت عنوان برنامه‌ریز در تیم‌ خود دارید؟

سمت برنامه ریز یکی از مهمترین جایگاه‌ها در کل ساختار نگهداری و تعمیرات هر سازمانی‌ است. انتخاب فرد مناسب برای این مقام با مهارتهای مناسب برای موفقیت کل تیم ضروری است. برنامه ریز مسئول ارتقاء میزان کاریی کل گروه است.

چندین ویژگی اصلی یک برنامه ریز خوب وجود دارد:

  • باید از بین افراد متخصص و با تجربه انتخاب شود. داشتن ۱۰ یا ۲۰ سال تجربه عملیاتی این افراد را به برنامه‌ریزان بهتری تبدیل می‌کند.
  • داشتن دانش تئوری مناسب در زمینه شیوه و اصول برنامه‌ریزی و مهارت پیاده‌سازی آن‌ دانش‌های تئوری در زمان برنامه‌ریزی و هماهنگ‌سازی انجام فعالیت‌های نت
  • قادر به تعامل، برقراری و حفظ روابط کاری مؤثر با کلیه ذینفعان ، در زمینه های عمومی ، مانند اقتصاد ، امور مالی ، قوانین محلی و منطقه‌ای ، و سایر برنامه های مربوطه باشد.
  • از اپراتورها بخواهد نیاز‌هایشان را به وضوح مشخص نمایند، با سرپرستان همکاری متقابل برقرار کند، مواد و قطعات یدکی یا سرویس‌های مورد نیاز را دسته‌بندی و فرایند تامین‌ آن‌ها را مدیریت کند، تکنسین‌ها را تشویق و شرایط آنها را درک نماید.
  • نگرشی ساختاریافته و منطقی داشته باشد.
  • توانایی نوشتن دستورالعمل‌های کاری بصورت دقیق و شفاف را داشته باشد.
  • به دنبال ایجاد نظم و برقرار توالی درست انجام کارها باشد
  • بصورت ذاتی هوشمندانه عمل کند.

برنامه ریزان همچنین باید مهارت بالایی در بکارگیری داده‌ها و اطلاعات داشته باشند. آن‌ها نباید در تله برنامه ریزی فعالیت‌ها از پایه گرفتار شوند، بلکه آنها باید تحقیقاتی در خصوص کارهای جدید انجام داده و از بازخورد ها و سوابق گذشته نیز برای بهتر شدن برنامه های کاری استفاده کنند. علاوه بر این ، آنها باید توانایی کار با رایانه را جهت سرعت بخشیدن فعالیت‌ها و جریان اطلاعات داشته باشند.

آیا برنامه ریز شما آموزش دیده است؟

پس از انتخاب بهترین فرد ، با ویژگی ها و قابلیت های مناسب برای نقش برنامه ریز ، این فرد هنوز هم نکات بسیاری برای یادگیری نیاز دارند. این افراد باید بدانند که چگونه از نرم‌افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) شما، به درستی استفاده کنند. آنها باید بدانند که چگونه می توانند درخواست های کار را بررسی کنند و آنها را در سطحی شایسته و با دقت کامل برنامه ریزی کنند. آنها باید بدانند که چگونه داده ها را از CMMS استخراج کرده و گزارش تهیه می کنند. به برنامه ریزان خود آموزش‌هایی ارائه کنید که باعث کارامدی و اثربخشی آن‌ها در عملکردشان گردد. به یاد داشته باشید ، آنها کلید عملکرد مؤثر و کارآمد واحد نگهداری و تعمیرات و برای افزایش کارایی سایر پرسنل مهم هستند.

آیا شما (و برنامه ریزانتان) تفاوت بین برنامه ریزی و زمان‌بندی را درک می کنید؟

بسیاری از به اصطلاح “برنامه ریزان” در واقع کار برنامه ریزی را انجام نمی دهند. درعوض ، آنها معمولاً صرفاً در نقش زمان‌بند برنامه‌ها عمل می کنند. با این تعاریف تفاوت بین زمان‌بندی و برنامه‌ریزی چیست و چرا ایجاد تمایز بین آن‌ها اهمیت دارد؟ به عبارت ساده باید بگوییم:

برنامه ریزی مشخص کردن آنچه شما باید انجام دهید ، چگونه می خواهید آن را انجام دهید ، و چه بخش ها و منابع دیگری را برای انجام کار بصورت کارآمد و موثر نیاز دارید.

از طرف دیگر زمان‌بندی ، به بیان ساده تعیین می کند که چه زمانی باید یک کار مشخص را انجام دهید.

مهم است که ابتدا کار را برنامه ریزی کرده و سپس آن را زمان‌بندی کنید. نتایج حاصل از یک تحقیق در شرکت DuPont نشان داد که زمان‌بندی صرف و بدون برنامه ریزی در حقیقت باعث به کاهش زمان آماده بکاری تجهیزات می شود – اگر برنامه ریزی کار را انجام نمی‌دهید ، بهتر است کار را زمان‌بندی هم نکنید.

آیا برنامه ریزان شما تاکنون میز خود را ترک کرده‌اند؟

در ادامه و تکمیل نکته قبلی باید به این موضوع اشاره کرد که برنامه ریزان همیشه باید از محوطه کارگاهی و عملیاتی بازدید کنند! همواره اتفاقات و مسائلی وجود خواهد داشت که از دید پنهان هستند و ممکن است برنامه ریز از آن آگاه نباشد و در نتیجه نتواند برنامه مناسبی برای مواجه‌ با آن‌ها پیاده کند ، از جمله مسئله ایمنی ، سطوج دسترسی و غیره. مهم است این نکته را به یاد داشته باشید که برنامه ریزی ( همانطور که با زمان‌بندی متمایز است) یک کار دفتر صرف و پشت میز نشینی، نیست. برنامه ریزی تولید برنامه هفتگی در CMMS شما نیست – ابه این کار زمان‌بندی گفته می‌شود نه برنامه‌ریزی.

چه وظایف دیگری را به عهده برنامه‌ریزان قرار می‌دهید؟

برنامه ریزان باید فقط برنامه ریز باشند نه چیز دیگر. آنها نباید ناظر ، مأمور تدارکات ، مسئول اجرایی و غیره باشند. شما می‌بایست درک کنید که یک برنامه ریز نمی تواند به عنوان یک فرد پشتیبان در نظر گرفته شود ، یا وظایف متعدد شغلی داشته باشد. اگر یک برنامه ریز تمام کارهایی که به عهده‌ دارد را به درستی انجام دهد ، وقتی را برای انجام وظایف دیگر نخواهد داشت.

آیا از برنامه ریزان خود را درگیر کارهای اضطراری یا برنامه ریزی نشده می کنید؟


برنامه ریزان نباید درگیر کارهای اضطراری یا برنامه ریزی نشده استفاده شوند. مادامی که مجال رسیدگی و آماده سازی کارها و فعالیت‌های آینده را از برنامه‌ریزیان خود بگیرید و آن‌ها را درگیر دنیای واکنشی خود کنید ، هرگز از حالت واکنشی خارج نمی شوید.

آیا برنامه ریزان شما مرتباً خطاهای قدیمی را تکرار می کنند؟

هر گز یک فعالیت مشخص را دوبار برنامه‌ریزی نکنید. یکبار برنامه را به دقت برنامه‌ریزی کنید و دفعات بعد که همان فعالیت یا کار مجدد نیاز به اجرا داشت برنامه‌قبلی را اجرا کنید. هر بار که لازم بود برنامه‌های موجود را بهبود ببخشید. هیچکس انتظار تدوبن یک برنامه عالی در اولین تلاش را ندارد، اما در طول زمان و با تکرار انجام و اصلاح مشکلات موجود می‌توان به یک برنامه عالی دست یافت. بسیاری از نرم افزار‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات امکان نگهداری سوابق برنامه‌های گذشته را دارند. این موضوع امکان بازنگری و بهبود برنامه‌های موجود را افزایش می‌دهد. همواره از این سوابق جهت بهبود برنامه‌ها و جلوگیری از دوباره‌کاری در تدوین برنامه‌ها برای یک کار مشخص استفاده کنید

آیا برنامه ریزان شما وظایف و کارها در یک برنامه را به درستی زمان‌بندی می کنند؟


چند بار پیش‌امده که تکنسین‌هایی را مشاهده کردید که انتظار ایستاده‌اند تا شخص دیگری قبل از شروع کار آن‌ها، وظیفه خود را به اتمام برساند؟ به عنوان مثال ، تکنسین برق در حال قطع برق موتور می‌باشد در حالی که مکانیک‌ها در انتظار اتمام کار او می‌باشند. برای به حداقل رساندن زمان‌های از دست رفته، تعیین دقیق توالی وظایف و کارها باید به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از برنامه کاری یک برنامه ریز باشد.

آیا برنامه‌ریزان منابع مورد نیاز برای یک فعالیت را به طور کامل تامین می‌کنند؟

برنامه‌ریزان باید از حذف کامل زمان‌های تلف شده و گپ‌ها اطمینان حاصل نمایند. برای دست‌یابی به چنین هدفی تکنسین‌ها و پرسنل اجرایی باید تمام تمرکز خود را روی انجام وظایف محوله قرار دهند بنابراین این وظیفه برنامه‌ریزان است که کلیه مواد، قطعات یدکی و سایر منابع مورد نیاز را تامین و جهت استفاده در زمان مناسب در دسترس تکنسین‌ها قرار دهند. در اینصورت تکنسین‌ها مجبور نخواهند بود وقت خود را صرف جستجو و دستیابی به منابع مورد نیاز نمایند. این موضوع شامل اطلاعات و دانش‌های مورد نیاز هم می‌شود. برنامه‌ریزان تا زمان تکمیل شدن کلیه منابع نباید یک برنامه‌ را در لیست اجرا قرار دهند. ضمنا برنامه‌ریزان نباید به قول‌ها و وعده‌های تامین و تحویل دهی اعتماد کنند، این ریسک بزرگی است که باید با آن مقابله کنند.

آیا دستورالعمل‌ها و برنامه‌های کاری دقیق و جامع هستند؟

برنامه ریزان باید اطمینان حاصل کنند که تکنسین ها اطلاعات کافی برای انجام کار بدون نیاز به توقف جهت کسب اطلاعات اضافی دارند. یک برنامه‌کاری(دستورکار یا کارت فعالیت یا دستورالعمل کاری) باید به گونه‌ای برنامه ریزی شود که هر تکنسین توانمندی و دارای سررشته‌ای بتواند گام‌ها و ایتم‌های اجرایی برنامه‌ را به درستی به انجام برساند ، حتی اگر هرگز در سایت و محوطه کارگاهی نبوده و یا تجهیزات را قبلاً ندیده باشد.

آیا برنامه ریزان شما از کارها(برنامه‌ها) بازخورد دریافت می‌کنند و مطابق آن‌ها عمل می کنند؟

برنامه ریز باید برنامه‌ را تدوین کرده ، وظایف و کارهایی که باید انجام شوند را به درستی مشخص کرده ، مدت زمان اجرا ، ابزار ویژه مورد ، مواد مورد نیاز و غیره را مشخص و آماده کند. تکنسین ها نیز به نوبه خود باید درمورد اتمام کار بازخورد ارائه دهند. عبارت “کار مطابق برنامه انجام شده” مورد قبول نیست. در صورت بروز هرگونه خطا و یا از قلم افتادن یک کار ، برنامه ریز باید مطلع شده و موظف است تغییراتی در برنامه کاری براساس این بازخورد‌ها ایجاد کند. اگر تکنسین ماه بعد و ماه‌ها بعد از آن بدون هیچ گونه تغییری برنامه کاری قبلی را دریافت کند ،قطعاً از ارائه بازخورد خسته می شود – و این یک فرصت بزرگ از دست رفته است.

آیا برنامه ریزان شما با بخش تولید/عملیات همکاری و تعامل دارند؟

برنامه ریز باید مشارکت‌و ارتباطات لازم را ایجاد کند ، خصوصاً با واحد‌های تولیدی/عملیاتی در غیر این‌صورت برنامه‌ریز با کشمکش‌های فراوانی مواجه شدخ و احتمالاً شکست خواهد خورد. برای ایجاد برنامه‌ای که همه با آن موافق هستند ، باید هر کاری که لازم است صورت گیرد تا ارتباط با واحدهای تولیدی/عملیاتی به خوبی برقرار گردد. بی توجهی به این نکته باعث می‌شود که تکنسین‌ها در حالی مشغول به انجام وظایف خود شوند که تجهیزات هنوز متوقف ، آماده و تمیز نشده‌اند.

آیا واحدهای تولیدی/ عملیاتی مجموعه شما با برنامه‌ریزانتان(برنامه‌ریزان نت) همکاری می‌کنند؟

در مقابل ، پرسنل واحد تولید/عملیات شما باید متعهد به انجام آنچه می گویند باشند ( تمیز کردن و در دسترس بودن تجهیزات در هنگام نیاز به انجام فعالیت‌های نگهداری روی آن‌ها). آنها باید ضرورت نگهداری و تعمیرات را درک کنند . آن‌ها را وادار کنید تا با تجهیزات در اختیار خود همچون خودروی شخصی رفتار کنند.چه اتفاقی رخ خواهد داد اگر بدون توقف جهت سرویس بطور مستمر با خودروی خود رانندگی کنند. چه چیزی باعث می‌شود فکر کنند تجهیزات موجود متفاوت و مستثنی هستند؟

آیا برنامه ریزان شما KPI ها و معیارهای خیلی زیادی دارند؟

شما می توانید خود را تا سرحد مرگ بسنجید ، اما این کمکی به شما در جهت کسب نتیجه نهایی نمی‌کند. از معیارها باید بکار گرفته شوند تا به شما بگویند در کجا قرار دارید و به شما در یافتن فرصت‌هایی برای پیشرفت کمک نمایند. فقط کسانی را انتخاب کنید که به شما در یافتن راه‌حل و تصمیم‌گیری در خصوص بخشی از کسب و کار خود کمک نمایند

برنامه ریزان باید به خاطر داشته باشند که تیم و مدیرانشان کل روز وقت برای نشستن و خواندن گزارش ها ندارند. اطلاعات باید مختصر ، سرراست و با قابل فهم (ترجیحاً گرافیکی) باشد. یک مدیر باید با ۳۰ ثانیه یا کمتر، مشاهده اطلاعات آن‌ها را درک کرده و مفهوم آن‌ها را دریابد.
استفاده از این مراحل به شما در بهبود قابلیت اطمینان تجهیزات ، کاهش هزینه های نگهداری و تعمیرات و افزایش ایمنی حین کار کمک می‌کند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *